Công cụ tính hiệu suất trả lời chăm sóc khách hàng

Trong tài liệu Yiwaiwai cách đăng ký là số điện thoại (11 chữ số + mã SMS) hoặc email + mật khẩu, và không nói rõ thái độ với số của nền tảng nhận mã thuê. Số đăng ký bằng nền tảng nhận mã dùng một lần phổ biến có rủi ro không nhận được xác minh lần hai, số bị thu hồi rồi không tìm lại được tài khoản, bị phán bất thường bởi kiểm soát rủi ro, đây là tình huống chung không riêng gì Yiwaiwai. Nếu số nước ngoài của bạn không nhận được mã thì ổn hơn là thử đăng ký email + mật khẩu. Có vì nhận mã thuê mà bị khóa hay không thì hãng không nói rõ, cần tự kiểm chứng, khuyên ưu tiên dùng số hoặc email thật, kiểm soát được.

Theo tài liệu chính thức hiện có, cách đăng nhập của Yiwaiwai là tài khoản mật khẩu đã đăng ký (đăng ký bằng số điện thoại hoặc email), không nhắc tới hỗ trợ đăng nhập thẳng bằng Apple ID. Tải App trên App Store là miễn phí, nhưng đăng nhập vẫn dùng hệ thống tài khoản riêng của Yiwaiwai chứ không phải Apple ID. Đăng nhập xong là bắt đầu cài trả lời nhanh/kịch bản được. Ngoài ra lưu ý: trả phí Pro và việc cài kịch bản chính tập trung ở đầu Windows desktop, đầu di động thiên về công cụ phụ trợ lưu trữ và xem. Đăng nhập bằng Apple ID có hỗ trợ hay không thì cần tự kiểm chứng.

Có thể thử đăng ký email. Yiwaiwai đăng ký chủ yếu bằng số điện thoại (điền số + nhận mã SMS 6 chữ số), nhưng một số trang cũng nói rõ có thể đăng ký bằng email + mật khẩu (email nhận mã kích hoạt). Nếu số Hồng Kông không nhận được SMS thì chuyển sang đăng ký email là cách dự phòng mà hãng nhắc tới. Nếu ngay cả cửa email cũng không tìm thấy hoặc kích hoạt có vấn đề thì khuyên liên hệ hỗ trợ chính thức. Tính tương thích đăng ký của số nước ngoài thì hãng không nói riêng, cần tự kiểm chứng.

Yiwaiwai đăng ký chủ yếu bằng số điện thoại, nhưng trang nhắc tới là điền số 11 chữ số, quy trình này chủ yếu nhắm vào số đại lục, số nước ngoài như Singapore hiện 'không được hỗ trợ' là chuyện có thể xảy ra. Trường hợp này khuyên chuyển sang cách dự phòng mà hãng cung cấp: đăng ký email + mật khẩu (email nhận mã kích hoạt), né hạn chế về số điện thoại. Nếu chỉ muốn dùng tính năng cơ bản cục bộ thì cũng có thể dùng thẳng bản đơn máy, không đăng ký vẫn dùng được trả lời nhanh và các tính năng cơ bản. Tình hình hỗ trợ số nước ngoài thì hãng không nói rõ, cần tự kiểm chứng hoặc hỏi hỗ trợ.

Kịch bản của Yiwaiwai được quản lý phân cấp, cấu trúc cơ bản là kịch bản công khai + kịch bản riêng, một số phiên bản còn chia nhỏ thành ba cấp công ty/tổ/riêng. Bạn có thể xếp các loại kịch bản khác nhau như giao hàng, hậu mãi, giục thanh toán vào các nhóm khác nhau, kịch bản công khai/công ty nhóm chia sẻ, kịch bản riêng chỉ mình thấy, như vậy khách nhiều cũng tìm nhanh được câu trả lời tương ứng theo phân loại. Thao tác tạo nhóm và đặt tên cụ thể làm trong giao diện quản lý kịch bản của ứng dụng, hãng không liệt kê các bước chi tiết, có thể thao tác thực tế trong ứng dụng để xác nhận.

Yiwaiwai hỗ trợ gọi kịch bản nhanh, hội viên VIP còn cung cấp chức năng tìm nhiều từ khóa và phím nóng toàn cục tùy chỉnh, có thể qua tìm kiếm từ khóa để định vị nhanh tới kịch bản tương ứng rồi nhấp đúp gửi. Để làm được kiểu kích hoạt từ khóa 'gõ vài chữ/chữ cái là bật ra câu trả lời tương ứng' thì thường cần đặt sẵn từ khóa hoặc viết tắt cho kịch bản, kết hợp dùng với tìm nhiều từ khóa (những cái này dành riêng cho Pro/VIP, bản miễn phí không có). Cửa cài đặt kích hoạt cụ thể nằm trong phần soạn kịch bản của ứng dụng, hãng không liệt kê các bước chi tiết, cần tự kiểm chứng trong ứng dụng.

Trong tài liệu chính thức hiện có không nói rõ Yiwaiwai có hỗ trợ chèn biến tự động kiểu tên khách, số đơn hàng vào kịch bản hay không. Chức năng 'biến động/thay thế trường' này ở các công cụ trả lời nhanh thì có cái hỗ trợ có cái không, Yiwaiwai có hỗ trợ và cài thế nào thì tài liệu không bao phủ, cần bạn tự kiểm chứng trong ứng dụng hoặc hỏi hỗ trợ chính thức. Một cách thay thế ổn là: làm kịch bản thành mẫu, chừa chỗ trống, gửi xong điền tay tên và số đơn vào.

Yiwaiwai là công cụ trả lời nhanh dạng bám cửa sổ, hỗ trợ gọi nội dung kịch bản để gửi vào cửa sổ chat. Có hỗ trợ gói hình và chữ thành 'một' kịch bản hình kèm chữ để gửi cùng lúc hay không thì tài liệu chính thức hiện có không nói rõ, cần bạn tự kiểm chứng trong ứng dụng. Nếu không hỗ trợ gộp thành một thì cách thay thế thông dụng là: tạo hình và chữ thành các kịch bản kề nhau, khi cần nhấp đúp liên tục gửi hình trước rồi gửi chữ, về hiệu quả cũng hoàn thành nhanh một bộ trả lời hình kèm chữ.

Có. Hội viên VIP Yiwaiwai cung cấp chức năng nhập/xuất Excel/EBF, có thể nhập hàng loạt kịch bản bằng bảng Excel. Tuy nhiên tài liệu chính thức không đưa định dạng cột cụ thể của mẫu Excel (như cột nào để tiêu đề, cột nào để nội dung, cột nào để từ khóa), khuyên tải mẫu nhập do hãng cung cấp trong chức năng nhập của ứng dụng, điền theo thứ tự cột của mẫu là ổn nhất. Định dạng bảng cụ thể lấy theo mẫu thực tế của ứng dụng, cần tự kiểm chứng.

Yiwaiwai hỗ trợ nhập/xuất kịch bản, hội viên VIP có thể dùng định dạng Excel/EBF để nhập/xuất. Nếu cái người khác chia sẻ cho bạn là tệp kịch bản đã xuất (như EBF hoặc Excel) thì bạn vào chức năng nhập trong ứng dụng của mình chọn tệp đó để nhập là được, nhập xong sẽ vào kho kịch bản của bạn; dùng bản kết nối mạng thì còn đồng bộ lên đám mây để dùng được giữa các thiết bị. Lưu ý định dạng tệp nhập phải đúng, sai định dạng sẽ báo lỗi. Cửa nhập cụ thể và định dạng gói chia sẻ lấy theo thực tế của ứng dụng, cần tự kiểm chứng.

Sau khi nhập bị mã loạn thường là do mã hóa văn bản của tệp nhập và mã hóa phần mềm đọc không khớp (hay gặp khi lưu Excel/văn bản với mã hóa sai). Cách khả thi: lưu lại tệp Excel hoặc văn bản cần nhập sang mã hóa UTF-8 rồi nhập lại; hoặc xác nhận nội dung hiển thị bình thường trong Excel trước rồi mới dùng chức năng nhập của phần mềm. Hãng không có hướng dẫn xử lý mã loạn chữ phồn thể riêng, đây thuộc vấn đề mã hóa thông dụng, xử lý theo cách trên nhìn chung giải quyết được, cụ thể vẫn cần tự kiểm chứng.

Yiwaiwai hỗ trợ nhập kịch bản Excel/EBF, về lý thuyết bạn có thể làm kịch bản tiếng Thái, tiếng Việt thành bảng để nhập và lưu dùng, khi gửi cũng nhấp đúp gửi như kịch bản tiếng Trung. Tuy nhiên tài liệu chính thức không có hướng dẫn riêng cho đa ngôn ngữ/ngôn ngữ thiểu số, khi nhập các chữ này phải lưu ý tệp dùng mã hóa UTF-8 để khỏi mã loạn. Có hiển thị và gửi hoàn hảo tiếng Thái tiếng Việt được không, và nền tảng nước ngoài nhận có hỗ trợ không, thì khuyên nhập ít một kiểm chứng trước rồi mới dùng hàng loạt.

Yiwaiwai làm việc bằng cách bám vào cạnh cửa sổ chat. Nếu nó che mất khung chat thì thường có thể dùng chuột kéo cửa sổ nổi/bảng của Yiwaiwai sang chỗ không che tầm nhìn (ví dụ dời sang phía bên kia màn hình), nó sẽ bám lại vào cạnh cửa sổ chat. Máy cấu hình thấp còn có thể tắt các hiệu ứng động như 'xem trước khi rê chuột' của bản mới trong cài đặt để giảm che và giật. Cửa chỉnh vị trí và đặt hướng bám cụ thể nằm trong ứng dụng, hãng không liệt kê các bước chi tiết, cần tự kiểm chứng trong ứng dụng.

Yiwaiwai có thể tự bám các cửa sổ chat như QQ, WeChat, Qianniu, Wangwang, JD Dongdong, Pinduoduo, DingTalk..., hãng nói tương thích hơn 30 loại, thích ứng hơn 80 nền tảng, chủ yếu hướng tới hệ sinh thái CSKH thương mại điện tử đại lục. Về WhatsApp, tài liệu chính thức không đưa nó vào đối tượng bám được hỗ trợ rõ ràng, nên có bám được WhatsApp hay không thì không xác nhận được, cần bạn tự kiểm chứng. Nếu WhatsApp không bám được thì bạn vẫn có thể coi Yiwaiwai như kho kịch bản, sao chép nội dung kịch bản rồi dán gửi thủ công.

Ảnh gửi xong bị mờ thường là do nền tảng chat nhận (như WeChat/QQ) mặc định nén ảnh khi gửi, đây là hành vi của nền tảng chứ không phải Yiwaiwai làm mờ ảnh. Muốn gửi ảnh gốc thì thường phải chọn cách 'gửi dưới dạng tệp/ảnh gốc' trong phần mềm chat bạn dùng, chứ không phải gửi như ảnh thường. Hãng không có hướng dẫn cài đặt ảnh gốc riêng, đây thuộc vấn đề nén của nền tảng nói chung, cụ thể lấy theo tùy chọn ảnh gốc của phần mềm chat bạn dùng, cần tự kiểm chứng.

Tài liệu chính thức Yiwaiwai không đưa ra giới hạn cụ thể về thời lượng hay dung lượng video. Thực ra video gửi được hay không, lớn bao nhiêu là vượt, chủ yếu tùy giới hạn của nền tảng chat nhận (WeChat/QQ...) với từng tệp, chứ không phải bản thân Yiwaiwai giới hạn. Nếu báo vượt thì cách khả thi là nén video xuống mức nền tảng cho phép, hoặc đổi sang cách gửi link ổ đám mây. Giới hạn cụ thể lấy theo nền tảng chat bạn dùng, khuyên tự kiểm chứng.

Yiwaiwai hỗ trợ gọi kịch bản gửi vào cửa sổ chat, nhưng có hỗ trợ gói hình, video, chữ thành 'một' kịch bản gói để gửi một lần hay không thì tài liệu chính thức không nói rõ, cần bạn tự kiểm chứng trong ứng dụng. Nếu không hỗ trợ gói thành một thì cách thay thế thông dụng là: tạo hình, video, chữ thành mấy kịch bản kề nhau, khi cần nhấp đúp liên tục gửi lần lượt, hiệu quả thực tế cũng gửi nhanh được trọn một bộ trả lời hình + video + chữ.

Cốt lõi của Yiwaiwai là trả lời nhanh dạng bám cửa sổ, nhấp đúp kịch bản gửi vào cửa sổ chat hiện tại. Tài liệu chính thức không nhắc tới chức năng gửi hàng loạt kiểu 'gửi cùng một bộ kịch bản cho nhiều khách một lần', nên có hỗ trợ gửi hàng loạt hay không thì không xác nhận được, cần tự kiểm chứng hoặc hỏi hỗ trợ chính thức. Cần lưu ý là nhiều nền tảng thương mại điện tử/chat có giới hạn kiểm soát rủi ro với gửi hàng loạt, kể cả làm được cũng phải thận trọng, tránh để tài khoản bị phán bất thường. Chức năng gửi hàng loạt có tồn tại hay không thì cần tự kiểm chứng.

Trong tài liệu chính thức hiện có không nói rõ Yiwaiwai có hỗ trợ chức năng tự động trả lời không người trực (robot tự đáp), định vị của nó là 'trợ lý trả lời nhanh CSKH', cốt lõi là nhân viên CSKH nhấp đúp kịch bản để gửi nhanh, chứ không phải robot tự đáp. Vậy năng lực 'ban đêm không có người cũng tự đáp khách' này không xác nhận được, cần bạn tự kiểm chứng hoặc hỏi hỗ trợ chính thức. Nếu thật sự cần tự động trả lời ban đêm thì thường phải dựa vào chức năng tự động trả lời/robot có sẵn trong hậu đài nền tảng thương mại điện tử bạn dùng.

Mấy phần mềm này đều là công cụ trả lời nhanh/kịch bản CSKH cùng loại, cơ chế gần nhau (kịch bản chia công khai/riêng, nhóm chia sẻ đồng bộ). Theo tài liệu hiện có, Yiwaiwai tính năng cơ bản miễn phí vĩnh viễn, có bản đơn máy ngoại tuyến, Pro chỉ từ 48 đồng/năm, ngưỡng giá thấp, thích ứng hệ sinh thái thương mại điện tử đại lục như Qianniu/Pinduoduo/WeChat/QQ. Nhưng về 'CSKH nước ngoài' cái nào tốt hơn thì cả hãng lẫn cộng đồng người Hoa (Zhihu/Xiaohongshu/Dcard/PTT) đều gần như không có đánh giá riêng, thiếu nguồn so sánh đáng tin. Khuyên bạn theo nền tảng hay dùng và việc có cần ngoại tuyến/đồng bộ nhóm hay không mà dùng thử thực tế rồi quyết, cần tự kiểm chứng.